解决方案 首页 > 解决方案

您当前的位置:首页 > 解决方案 > 多媒体信息发布

会议室预定系统解决方案

2016-02-10    成都创奇胜科技

        分工与协作是当代社会的重要特征,人与人的沟通日益频繁。会议室作为人们讨论和交流的主要场所,使用频率也越来越高。有限的会议室,与日渐增多的会议要求,渐渐成了一个问题。

 

“争夺”会议室成了新的问题

    利用会议室预定系统,用户可在网上,查看所有会议室预定的情况,可轻松实现预定、取消会议;随后,系统会自动以邮件、短信等形式提醒与会人员。

    此外,系统支持在会议室门口安装显示屏——“会议预定屏”,可以显示、查询会议信息,实现电子签到,进行现场临时预订等操作。这点极大增加了会议室使用效率,同时大大提成了企业形象。

    系统还可以与OUTLOOK、NOTES和OA、门禁等第三方系统对接,具有良好的扩展型和兼容性。

    会议预定系统,有效帮助企业规范化电子化管理会议室资源,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间,使企业的管理水平提升一个台阶。网上预定会议室既环保又方便快捷,让资源得到充分地利用。

 

系统规划设计

 

 

    通常而言,系统根据场所不同可分为两个部分——公共部分和会议室部分。

    门厅、电梯厅、前台、接待室等均属于公共部分,是人员流通的主要位置,可设计大屏幕电视机,用以显示通知、公告、介绍、欢庆等等公共信息,实现信息告知和企业形象展示的目的。

 

图片2.png

 

公共部分显示示意

 

    会议室等功能性房间,在门口设计小尺寸显示屏,通常采用12-22寸显示屏,主要显示房间号码、房间名称、房间职能性内容——会议信息、欢迎信息、管理人员介绍等。建议嵌入式安装,或者挂装,中心高度宜1.7米。  

 

图片3.png

 

会议室显示示意  

    会议室预定系统为“非技术”性使用者而设计,管理平台基于WINDOWS操作系统,采用人性化操作界面,以最少的时间和人力能自行把会议信息和资讯传达给客户,操作员只需简单的操作就能顺利完成会议室预订及使用。

    在日常操作中,通过以下几个主要步骤就能实现会议室预定等功能:

    会议室一览:通过浏览器,访问会议预定页面,输入用户名和密码,就能打开会议室页面,系统以类似日程表的风格,展示所有会议室在一段时期之内的预定情况。用户可以迅速了解哪些会议室被占用,那些还空闲;


    会议室预定:了解了会议室试用情况,用户可以选择某空闲会议室,点击即可进行预定,只需要输入会议主题、会议时间等,就能迅速完成会议是预定;


    通知会议:完成预定后,系统通过邮件方式通知与会人员开会。另外,会议信息将在“综合屏”(公共区域大屏幕)以及“预定屏”(会议室门口小屏幕)上进行显示;


    电子签到:预定人员在预定时会收到系统发来的一串数字,到了预定时间,需要在规定时间内(比如十分钟),在会议室预定屏上输入这串数字,表示会议开始,否则系统认为会议室未按计划使用,自动取消本次会议,释放会议室资源供其他人使用;


    提前结束会议:会议很可能较原计划提前完成,预订人员可以在预定屏上提前结束会议,释放会议室资源供他人使用,从而提升效率;


    临时现场预定:当用户路过某个会议室,通过预定屏看到本会议室当天的会议安排,发现当前暂时无人使用,就可以在预定屏上点击发起为期15、20、30分钟的临时会议;


    信息公告等其他功能:本功能为管理员特有,管理人员通过管理平台,能够在所有综合屏、预定屏上播放一些宣传信息,比如公司介绍、宣传片、产品介绍等等; 

 

 

图片4.png

 系统结构设计

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Copyright © 2013-2014 成都创奇胜科技有限公司    蜀ICP备12031363号-1      技术支持:载泽科技